不在同一個地方，工作怎麼接上？

團隊成員不在同一個地方時，最花時間的常是重找資料、重問進度和確認誰看過稿。AI 可以先整理資料、準備草稿，讓負責的人把時間用在補充和確認。

這篇用內容工作當例子，說明如何留下資料來源、進度和下一步，讓別人接得上。

我們的工作長什麼樣

我們是做內容的小團隊，常常有人在路上。工作內容大概是：整理拍攝素材、寫文稿、做提案簡報、回廠商和合作方的信、管理一堆分散的知識與紀錄。這些事以前要靠記憶、翻資料夾、在群組裡問來問去，其中一部分整理和草稿工作，可以先讓 AI 處理，再由負責的人核對。

人不在同一個地方，是我們最大的限制，也是我們最早開始用 AI 的原因。

第一件事：把知識放進 AI 讀得到的地方

我們用純文字文件（Markdown）整理背景資料，讓 AI 開工前先讀需要的頁面。內容包括：專案說明、素材紀錄、標準流程和可公開的資訊。每一頁都有固定格式，最上面先寫重點，細節往下放。

這個資料夾就是團隊和 AI 共同的「公司記憶」。要做簡報、寫文章、回信，AI 先讀這裡，不用每次重新跟它解釋我們是誰；新成員接手，也從這裡開始。

重點是先讀重點，再查需要的細節。入口頁只放結論，例如「這個專案有哪些素材」就先列清單；真的要細節才往下翻。這樣比較容易核對 AI 讀了哪些資料，也能減少不相關的內容。

圖：先整理共用資料、說明工作範圍，再安排負責的人確認結果。

第二件事：素材進來，先讓 AI 整理

拍攝回來的素材，第一步是把影片的逐字稿丟給 AI，整理成當天的拍攝日記：去了哪裡、發生什麼、有哪些可用的畫面。這類工作有固定格式，可以先試小模型。但人名、地名和素材描述仍會出錯，要保留逐字稿供核對。

整理結果附上來源檔案再歸檔。之後要寫文章或做簡報，才知道每一段是從哪份素材來的。

第三件事：工作難度不同，用的 AI 也不同

我們的規則很簡單：

• 整理、歸檔、格式轉換、抓資料，這類「照規則做就對」的事，用小模型。
• 寫草稿、做判斷、處理矛盾資訊，用中階模型。
• 牽涉安全、密碼、刪資料、對外發布的決定，一律用最強的模型，而且要人確認。

開工前 AI 會先用一行字說明它打算怎麼分、大概要花多少，然後直接執行。我們不需要每一步都點頭，只有花錢、刪東西、對外送出的時候才停下來。

第四件事：對外的東西，人一定看過

這是不能退讓的底線。AI 可以寫信的草稿、寫文章的初稿、做簡報的第一版，但按送出的永遠是人。

舊簡報適合參考版型，數字則要回到原始來源核對。把文章資料和舊版示例放在一起時，也要說明哪份是本次可以引用的內容，避免 AI 直接照抄。

另外，我們在知識庫裡寫了一份「對外口徑紅線」：哪些數字只能怎麼說、哪些對象不能點名、哪些照片不能用。AI 產出之前會先對一次這份清單。

一份可參考的交接安排

早上：AI 把昨天進來的素材和訊息整理成一頁摘要，成員看過後，知道今天要處理什麼、誰在負責什麼。

上午：要做的提案或文章，負責的人先跟 AI 討論方向，定案之後它去寫第一版。這段時間人去做只有人能做的事，例如談合作、拍東西。

下午：看第一版，改方向或補資料，AI 再出第二版。如果缺資料就先補資料，再繼續改稿。

傍晚：對外要送的東西，由負責的人逐字看過才送。AI 順手把今天的決定和產出歸檔進知識庫，隔天接手的人和 AI 都有紀錄可查。

圖：資料整理、起草、修改、核准留存，是一份可參考的交接順序，不是固定時間表。

草稿交回來，要看什麼

只拿到一份完成稿，很難知道哪裡要查。可以要求 AI 交稿時附上三項資料：使用的來源、仍未確認的內容，以及這一版修改了什麼。例如回信草稿提到一個日期，就附對方原信的位置；簡報用了舊資料，就把資料日期標出來。

負責的人核對後，再把最後版本和待辦寫回專案紀錄。AI 不能因為文件看起來完成，就自行當成已批准。檔名或狀態欄標清楚「草稿」「待審」「已確認」，接手的人比較不會送錯版本。

哪些事我們不交給 AI

• 跟人談條件。語氣和關係是人的事。
• 決定要不要接一個案子。AI 可以幫我們算成本，但不幫我們做價值判斷。
• 任何需要簽名的東西。

怎麼開始

1. 先把你們最常被問、最常重複解釋的事寫成文件。十頁就好，不用一次寫完。
2. 挑一個最無聊的重複任務，例如會議紀錄整理，交給 AI 跑一個月。
3. 定一條底線：什麼東西 AI 不能直接送出。寫下來，貼在大家看得到的地方。
4. 把 AI 的產出和人的修改都留著。三個月後回頭看，你們會知道它哪裡可靠、哪裡不行。

從交接文件開始

先選一個專案，把「資料來源、目前進度、下一步、負責人」寫在同一份文件裡。讓下一位成員只看這份文件，就能知道工作怎麼繼續。

AI 加進來後，也沿用這份紀錄。工具可以換，交接時需要的資訊仍然要留下。