團隊知識庫：讓 AI 找得到資料
一頁一主題、入口頁先指路，再處理權限和維護。先從常用文件開始整理。
這篇會聊到
同一件事每次都得重新向 AI 解釋，通常是背景資料沒有整理好。先把常用的專案說明、流程和目前決定寫下來，AI 才知道該讀哪裡。
我們用 Markdown 存這些資料。下面整理五個做法，從一頁一主題開始，再處理入口、存取權限和維護。
為什麼要有 AI 讀得懂的知識庫
我們的成員在不同城市工作，沒有「隔壁問一下」這種捷徑。資訊散在聊天紀錄、雲端硬碟，還有每個人的腦袋裡。
用上 AI 代理人之後更明顯。AI 如果沒有讀到背景資料，就需要重新提供，你不給背景，它就拿一般常識去猜；你一次塞太多，它又抓不到重點。所以我們需要一份人和 AI 共用的記憶，而且格式要讓 AI 讀得準。
我們選 Markdown 資料夾，理由很實際：純文字、不綁軟體、AI 能直接讀檔。我們用 Obsidian 管理，現在有幾千頁，但你用任何編輯器都行。
圖：我們的五個原則，各用一句話說明做法。
原則一：一頁一主題，格式固定
檔名就是主題名，一頁只講一件事。每一頁最上面放固定欄位：
---
type: 流程
summary: 提案報價的標準步驟與要先確認的項目
updated: 2026-08-12
tags: [提案, 報價]
---四個欄位各有用途。type 告訴 AI 這頁的性質，例如人物、專案、流程、決策、口徑。summary 用一兩句話讓 AI 不必讀完全文，就能判斷要不要往下看。updated 讓它知道資訊新舊。tags 方便分群搜尋。
小例子：「報價流程」自己一頁，「合約範本」另外一頁。AI 讀到 summary 就知道這頁不是它要的，可以跳過。
原則二：重點先行，逐層揭露
入口頁只放結論和指路，細節往下放。以「我們提供的服務」這個入口頁為例，內容就是一份清單，每項一行：名稱、一句話說明、連結到子頁。要報價細節，再點進對應的子頁。
AI 讀入口頁，判斷夠用就停，不夠再往下一層。資料給得越多，不相干的內容越容易干擾判斷。我們的做法是入口頁開頭先寫三到五行結論，再接清單，超過一個螢幕就拆頁。
原則三：分層權限
我們把資料夾依「誰可以看」分成四層：創辦人私人、負責人、業務夥伴、全公司。一個資料夾只屬於一層，不混放。這是整理與讀取規則，並不等於系統已經有存取控制。檔案分享、帳號權限，以及 AI 能讀到哪些路徑，仍要分別設定和測試。
連結有一條規則：開放範圍較大的頁面，不連結到開放範圍較小的頁面。全公司層的頁面不能連到業務層或更高層。因為連結本身就會洩漏頁面的存在與標題，AI 順著連結往下讀，內容也可能被帶進產出。敏感的業務資料只放在授權對象能存取的區域。
小例子：全公司層有一頁「活動回顧」，你想附上廠商報價。不要連結過去，在業務層另寫一頁放報價，全公司層只寫「細節請洽業務負責人」。替誰做產出，就只讓 AI 讀那個對象看得到的層。
圖：資料夾依「誰可以看」分成四層，開放範圍較大的頁面不連結到較小的頁面。
原則四：密鑰不進庫，紅線寫成一頁
密碼、API key、token 絕不寫進知識庫，連創辦人私人層也不例外。資料夾會同步、備份，還會被 AI 讀進對話紀錄，風險比想像中大。密鑰放在密碼管理器或環境變數，知識庫只寫「密鑰存在哪個工具、誰能申請」。
另一件事是對外口徑的紅線：哪些數字只能怎麼說、哪些對象不能點名、哪些照片不能用。把這些寫成一頁清單，AI 產出任何對外內容之前，先對這一頁一次。
小例子：紅線頁可以有幾條這樣的規則，像是「營收只講成長方向，不寫金額」「還沒簽約的對象不點名」「沒有授權的人像照片不使用」。條目要具體到 AI 能逐條比對。
原則五：AI 代勞維護
知識庫會壞，通常是因為沒人更新。我們的規則是誰發現誰更新，AI 改頁時自動補上 updated 日期，整理歸檔也交給 AI。
另外每週跑一次健檢腳本，專找三種問題：
- 孤兒頁：沒有任何頁面連到它，等於沒人找得到。
- 過期頁：updated 超過你設定的門檻，門檻依頁面類型自己定。
- 越層連結：開放範圍較大的頁面連到了較小的。
腳本不複雜，就是掃檔案、讀 frontmatter、比對連結。小例子：每週產出一份清單，人只看清單決定「更新、封存、刪除」，不用自己翻資料夾。
有檔案，還要能找得到
入口頁塞滿所有細節，讀的人和 AI 都很難判斷先看哪一份。把主題、摘要與連結留在入口，其他內容移到子頁；每個連結都要指向仍存在的檔案。
舊文件也別只靠更新日期區分。仍有參考價值的就標「歷史資料」並說明適用時間，不能沿用的則在開頭寫清楚。AI 引用數字時，應該連回那個數字的原始來源。
變更後留下修改紀錄，方便查誰改了什麼。規範、來源和決定若有差異，就註記原因，避免下一輪整理時又把它覆蓋掉。
怎麼開始
第一週做這五步就夠：
- 先分層。 建好資料夾，把四層的頂層目錄分出來，寫一頁說明每層是誰能看。
- 定範本。 做一個含 type、summary、updated、tags 四個欄位的範本頁，之後新頁都從它複製。
- 寫最常被問的內容。 挑團隊最常問的事，例如公司介紹、服務項目、標準流程，各自一頁，再做一個入口頁指向它們。
- 寫紅線頁，清密鑰。 把對外口徑的限制寫成一頁，然後在整個資料夾搜尋 key、token、password 之類的字，確認沒有密鑰躺在裡面。
- 跑第一次健檢。 請 AI 幫你寫最簡單的腳本，先只檢查缺 updated 欄位和越層連結。再讓 AI 讀入口頁，拿一個真實任務試跑。
先整理最常被問的事
如果還不知道從哪一份文件開始，先挑團隊反覆解釋的事：專案現況、交稿流程、常用資料位置。寫成短頁面，附上原始資料，再用一個真實任務測試 AI 找不找得到。
不用先把全部資料搬進來。幾份文件能順利使用、有人負責更新，之後才容易繼續擴充。
